Outlook Sync

Outlook Sync

Über Outlook Sync

Mit der neu entwickelten Synchronisations-Engine bietet IceWarp jetzt eine schnellere und zuverlässigere Verbindung zwischen Outlook und IceWarp. Genießen Sie eine reibungslose Synchronisation von E-Mails, Kalendern, Kontakten, Aufgaben und Notizen – mit HTML-Inhalten und farbigen Kategorien.

Das Outlook Sync Addon ermöglicht den Zugriff auf alle Elemente des IceWarp Servers, einschließlich
  1. E-Mails, Kalender und Kontakte
  2. Aufgaben und Notizen
  3. Öffentliche Ordner, Freigegebene Ordner und Dokumentenordner
Das Addon nutzt das IMAP-Protokoll als Grundlage, erweitert um zusätzliche Funktionen für eine nahtlose Synchronisation mit Outlook.


Unterstützte Umgebungen

✅ Kompatibilität:
  1. Microsoft Outlook für Windows (Outlook 2013 und neuer)
  2. Betriebssystem: Windows 10 oder neuer
❌ Nicht unterstützt:
  1. Windows Terminal Server
  2. Outlook für macOS
  3. Outlook vor 2013 oder unter Windows 7/8

Kontoeinschränkungen

  1. Nur ein Groupware/IMAP-Konto pro Outlook-Profil
    1. Das Addon erlaubt keine Mehrfachanbindung von Groupware-Konten (Kalender/Kontakte/Aufgaben) in einem Outlook-Profil.
    2. Alternative: Zusätzliche reine IMAP-Konten können über Outlook-Einstellungen → Konten hinzufügen eingerichtet werden (ohne Groupware-Funktionen).

Installation

Das Installationsprogramm steht hier zum Download bereit:
  1. icewarp.fn-email.de oder
  2. <hostname>/install
Wenn es sich um ein Update des Plugins handelt, bitte Outlook zuerst schließen.

Einrichtung

  1. Automatische Einrichtung
    1. Autodiscover-Funktion richtet Ihr Konto automatisch ein:
      E-Mails, Kontakte, Kalender, Aufgaben & Notizen
  2. Manuelle Einrichtung
    1. Falls Autodiscover nicht verfügbar ist, können Sie Serveradressen und Ports manuell eingeben
  3. Groupware-Only-Profil (Ohne E-Mails)
    1. Option zur Einrichtung eines reinen Groupware-Profils:
      Nur Kalender, Kontakte, Aufgaben & Notizen
  4. Spätere Einrichtung
    1. Sie können die Konfiguration jederzeit nachholen:
      Windows-Suchmenü -> "Profile Manager"

Interface



Nach der Installation erscheint das IceWarp Sync Addon in Microsoft Outlook mit
  1. anpassbaren Einstellungen
  2. eigenem Notification Center (im "Home"-Menü von Outlook)
    Manuelle Synchronisation von E-Mails oder einzelnen Ordnern möglich

Server-Regeln


Sie können Regeln direkt im Outlook Sync Addon anlegen oder ändern. Diese Regeln werden mit dem IceWarp Server synchronisiert und sind auch im WebClient sichtbar.
Warning
Keine Verbindung zu Outlook-Lokalregeln!
Die hier verwalteten Regeln sind unabhängig von den lokalen Outlook-Regeln (zu finden unter Outlook-Optionen → Regeln).

Mail-Weiterleitung

Sie können das Weiterleiten Ihrer E-Mails an andere Empfänger verwalten. Diese Einstellung wird mit dem Server synchronisiert.

Abwesenheitsnachricht

Verwalten Sie Ihre automatische Abwesenheitsantwort (z. B. für Urlaub oder Krankheit). Die Einstellung wird mit dem IceWarp-Server synchronisiert und ist somit auch im WebClient verfügbar.

Profilverwaltung

  1. Erstellen Sie ein neues Outlook-Profil, während das alte erhalten bleibt.
  2. Die Verwaltung erfolgt über die Systemsteuerung von Windows:
    Systemsteuerung > Mail > Profile verwalten

Mailbox-Bereinigung

  1. Neu-Synchronisation aller E-Mails, falls Probleme auftreten (z. B. Sync-Fehler oder inkonsistente Nachrichten). Alle Einstellungen bleiben erhalten (Regeln, Signaturen etc.).
  2. Es kann ein Backup des aktuellen PST-Files erstellt werden.
  

Lizenz

Aktivieren oder Deaktivieren der Lizenz auf dem aktuellen Gerät. Wird die Lizenz aktiviert, kann sie auf einem anderen Gerät aktiviert werden.

Einstellungen

Login-Einstellungen

  1. Einstellungen zu Benutzername, Passwort, Serveradresse und Ports.
  2. Übersicht über genutzten Platz in der Mailbox.

Erweiterte Optionen

  1. Einstellung zu Synchronisations-Konflikten, Anzahl an heruntergeladenen E-Mails pro Ordner und Port-Einstellungen.
  2. Diese Einstellungen können auch zentral über die Server-Admin-Konsole bereitgestellt werden.

Synchronisation

  1. Aktivieren und Deaktivieren der Synchronisierung einzelner Ordner
  2. Synchronisation der E-Mail-Signatur vom WebClient
  3. Anpassung der Sync-Frequenz
Alert
Bitte beachten, dass nur die Standard-Signatur vom Server synchronisiert wird.


Frei/Belegt (Outlook-Einstellung)


S/MIME - Digitale Signatur (Outlook-Einstellung)

S/MIME-Zertifikate dienen dem verbesserten Reputationsschutz und können online kostenlos oder kostenpflichtig beschafft werden.


Lizenzierung


  1. Das Outlook Sync Addon benötigt eine gültige und aktivierte Lizenz.
  2. Ein Benutzer besitzt eine Lizenz.
Notes
Erweiterung der Benutzerlizenzen ist über die Admin-Konsole möglich:
Benutzer & Domänen > Benutzer > Richtlinien > Aktivierungsschlüssel > Outlook Sync
Lizenzen werden aus dem Server-Pool bezogen (damit von einem anderen Benutzer, der die Lizenz dann nicht mehr nutzen kann).



  1. Lizenzschlüssel können über den WebClient eingesehen werden.
  2. Schlüssel können auf Wunsch durch den Admin mit der Benutzung von Policies ausgeblendet/versteckt werden.

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